Haz que una persona ocupada responda tu correo electrónico

Hay días en que recibo cientos de correos electrónicos. Lo peor es que la mayoría de ellos son importantes y es humanamente imposible responder a todos. Pueden ser de trabajo, referentes al blog, o simplemente pueden ser mensajes de mis amigos.

Tengo como política personal leer cada correo electrónico que recibo. Eso significa que cada día debo dedicar al menos una hora a la revisión de mi bandeja de entrada y decidir entre lo que necesita respuesta urgente y lo que no.

Con el propósito de ayudar a la gente a eliminar la paja en sus correos electrónicos, les comparto algunos consejos útiles cuando decidan escribirle a personas abrumadas por su Mailbox.

1 . Sé breve

Si puedes resumir tu correo electrónico en menos de dos o tres oraciones será mucho más fácil de leer al momento de abrirlo. Si el correo electrónico excede los dos párrafos, la gente suele posponer su lectura y probablemente te tomará más tiempo  obtener una respuesta.

La gente tiende a pensar que necesita enviar más información de la que el lector requiere realmente.

2 . Haz un formato legible y claro

Es más fácil leer mensajes de correo electrónico estructurados en una o dos frases por párrafo, que un párrafo extenso.

Acorta tus párrafos en frases más breves, destaca el punto importante, y utiliza negritas o cursivas para enfatizar las secciones importantes y llamar la atención de tu lector.

3 . Deja en claro lo que quieres que haga tu destinatario

Nada hay nada que le caiga más mal a la gente que un correo electrónico que contenga una gran cantidad de información, pero que en ninguna parte diga lo que les gustaría que hicieras como lector. A menudo les respondo inmediatamente con la pregunta: ¿Qué quieres que haga ?

Sé claro y exprésate de manera explícita.

Si tuvieras que enviar un correo electrónico que hubiera que ser extenso por necesidad, no te olvides de escribir el call to action en la parte superior. Eso también ayuda a que el lector decida si debe reenviar el correo electrónico a otra persona, lo cual no es raro si  están acostumbrados a delegar tareas.

4 ) Sé razonable con tu solicitud

En estos días es muy fácil enviar un email en 30 segundos que alguien demorará más de una hora en responder.

Por favor, no le digas que a alguien que visite el sitio web de tu startup para que te dé su opinión. Darle una verdadera revisión a tu producto o página web se requiere de un análisis extenso que requiere mucho trabajo.

Si puedo responder a algo en menos de dos minutos, lo hago de inmediato. ¿Sobre qué exactamente quieres retroalimentación? Sé específico y razonable.

Si deseas que alguien te de feedback sobre algo, sé concreto y haz una pregunta específica que sea posible responder en un par de minutos.

Por favor, no esperes a que tu lector haga el trabajo de averiguar lo que quieres que haga. Eso denota  ociosidad.

5. Muestra por qué alguien tiene que tomarse el tiempo para ayudarte

Esto es duro, pero es importante aclararlo. Antes, solía reunirme con gente que me contactaba vía correo electrónico. Convení verlos para tomar café o un almuerzo. Escuché un montón de historias y pude dar una buena cantidad de consejos sobre lo que pensaba que deberían hacer. Pero luego, inevitablemente me frustraba cuando la gente no había escuchado mis consejos.

Hoy en día, trato de darle prioridad a las personas para quienes creo yo, mi colaboración será de mayor ayuda.

La mejor manera de averiguarlo es ver si has hecho algo interesante y que indique que se va a hacer cosas interesantes en el futuro.

El hecho de haber asistido a una buena escuela es un punto a favor . Trabajar en una startup del que haya escuchado hablar es un plus. Ser un consultor o dirigir una pequeña empresa suele ser un inconveniente.

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3 pensamientos en “Haz que una persona ocupada responda tu correo electrónico”

  1. He aprendido en estos 16 años de uso del correo electrónico, que no existe nada urgente, realmente urgente, que llegue a tu bandeja de entrada. Por esto, trato de revisar el correo una sola vez al día y los correos largos, es probable que sean aplazados.

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