Libérate de tu Inbox

¿Revisar tu correo es una de tus primeras actividades diarias? ¿Crees que esta tarea te consume demasiado y valioso tiempo? Seguramente respondiste ‘sí’ a ambas preguntas. Pero no te has hecho una pregunta más importante: ¿Qué tan importantes son tus Emails?

De acuerdo con estudios recientes, sólo uno de cada tres mensajes de correo electrónico son esenciales para el trabajo y requieren de una respuesta o acción inmediata. El director científico, Nathaniel Borenstein de Mimecast, (quien dirigió la investigación), comenta:

“Un trabajador promedio enfrenta un desafío significativo con el solo hecho de procesar la información que llega a su bandeja de entrada y tratar de identificar cuáles son mensajes de Email realmente importantes para su trabajo”.

Y te apuesto que has pasado por esta experiencia. Yo recibo en promedio 100 correos electrónicos al día. Entre estos, ¿cuántos son de verdadera relevancia? Quizá menos de 10. En su mayoría son meros distractores que no nos sirven de mucho.

Tomando en cuenta esto, es momento de que realices una depuración de tu bandeja de entrada, lo cual, además de liberarte espacio en el mailbox, te permite concentrarte en tus tareas importantes y, por ende, ser más productivo.

Aquí les compartimos 3 pasos para limpiar tu correo electrónico cortesía de Lifehack.

Cancela tus suscripciones. Pese a que te parezca tajante, lo cierto es que no necesitas esas newsletters que no has leído en las últimas dos semanas. Y no vas a leerlas en el futuro. Sé realista y cancela todas las que te parezcan innecesarias.

• Acepta que NO te estás ‘perdiendo de nada’. Es cierto, si dejas de recibir esta información, ahí estará siempre el website para que lo visites cuando se te antoea. No es un ‘adiós’, es un ‘hasta luego’.

Fija algunas ‘reglas de correo electrónico’. Puedes ajustar ‘reglas’ para que ciertos tipos de correo se guarden automáticamente dentro de una carpeta de tu elección, dentro de tu correo. Esto conserva limpia  tu bandeja de entrada  y sólo con correos realmente  importantes. Por ejemplo, puedes usarla para descartar las ‘newsletters’ que te lleguen, y verás que en promedio estarás depurando entre un 30% y 40% de tu Inbox.

Si usas Entourage, aquí van los pasos para hacerlo.

Primero, crea una carpeta nueva.

1. Crea una nueva carpeta de correos. Ve a Archivo en la barra de menú.
2. Da clic en ‘Nuevo’ y luego en ‘Carpeta’.
3. Asegúrate de asignarle un nombre claro y conciso, como ‘Newsletters’ o ‘Amigos personales’, ‘Agencias de RP’, dependiendo de quienes se trate.

Luego, crea nuevas reglas…

1. Ve ‘Herramientas’ en la barra de menú
2. Elige ‘Reglas’ y luego ‘Nueva’
3. Asígnale un nombre a la regla.
4. Elige ‘Añadir criterio’ –al hacerlo debes ver una caja debajo que dice ‘De’ (si no dice ‘De’, elige del menú desplegable dicha opción.
5. Asegúrate de que la caja contigua a ‘de’ dice ‘contiene’ y entonces en la caja siguiente añade la dirección de correo para quien estás creando dicha regla.
6. Debajo verás una sección que dice ‘Entonces’ ‘Añadir acción’ ‘Eliminar acción’, y verás dos cajas más contiguas a ellas.
7. Asegúrate de que la primera caja diga ‘Mover a’ (tal vez aparezca en un menú desplegable).
8. En la caja al lado de ésta debes elegir el nombre de la carpeta que creaste en el paso 1.
9. Selecciona ‘OK’. Así de fácil creaste una nueva regla. A partir de ahora, Entourage dirigirá cualquier correo de la dirección que asignaste hacia dicha carpeta.
10. Crea y asigna las reglas que consideres necesarias par diferentes emails que no sean urgentes.
Publicado con BlogsyPublicado con Blogsy
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